Mengetahui Tentang Proses Penerimaan Barang di Gudang

Ada beberapa proses penerimaan barang di gudang yang jarang diketahui oleh sebagian besar orang. Di dalam sistem manejemen pergudangan setidaknya terdapat 3 jenis kegiatan pokok.

Yaitu receiving, storage dan juga delivery. Dari ketiga kegiatan tersebut, antara satu kegiatan dengan kegiatan lain akan saling berkaitan. Jadi apabila salah satu proses bermasalah, hal tersebut akan sangat mempengaruhi.

Hasil akhirnya nanti pasti akan bermasalah juga. Oleh sebab itu, dalam prosesnya harus berhati-hati dan jangan sampai terjadi kesalahan, agar semua proses bisa terlaksana dengan baik.


Berikut Ini Proses Penerimaan Barang

Sistem penerimaan secara umum terbagi menjadi 2, yaitu sistem penerimaan barang lokal dan import. Berikut ini beberapa tahapan dalam penerimaan barang lokal dan juga impor, dimulai dari :

1.     Penerimaan barang lokal

Pertama ada tahapan penerimaan barang lokal yang dikirim dan juga diterima dari supplier lokal atau dalam negeri. Berikut ini beberapa proses penerimaan barangnya, di mulai dari :

  • Menerima surat jalan

Saat supplier mengirimkannya, pasti disertai dengan surat jalan. Dalam surat jalan itu biasanya dituliskan nama barangnya, tanggal surat jalan, Qty serta nomor PO barangnya yang dikirim supplier.

  • Mengecek jumlah barangnya

Proses penerimaan barang lokal berikutnya adalah mencocokan barangnya yang datang dengan surat jalan. Cek jenis barangnya apakah sesuai dengan yang dipesan, setelah itu cocokkan serta hitung jumlah barangnya yang datang.

Apakah sama dengan surat jalannya atau tidak, lakukan pengecekan ulang secara detail. Apabila jumlah barangnya kurang, maka qty surat jalannya dicoret dan dituliskan qty yang benar di sebelahnya.

  • Melakukan cek fisik

Setelah selesai menghitung jumlah barangnya, selanjutnya adalah melakukan pengecekan fisik dari kondisi barangnya. Perhatikan secara detail apakah kondisi barangnya ada yang rusak, sobek, penyok, tergores atau tidak.

Apabila ditemukan ada yang kondisi fisiknya tidak sesuai dengan standar segera dipisahkan. Nanti akan dikembalikan lagi kepada supplier agar bisa diganti dengan yang lebih bagus.

  • Cek standar serta mutu barangnya

Proses penerimaan barang lokal selanjutnya adalah memberikan info kepada bagian QC bahwa ada barang datang dari supplier. Minta agar bagian QC bisa segera mengecek mutu barangnya.

Apabila barangnya sudah diberi status OK, maka bisa dilanjutkan proses selanjutnya. Tetapi apabila diberi status reject atau NG, maka tidak boleh dilanjutkan ke proses selanjutnya.

Harus segera lapor ke supplier bahwa barangnya yang mereka kirim ditolak. Karena tidak sesuai mutunya dengan standar. Kemudian barangnya tersebut akan dibawa kembali oleh supplier.

  • Receive ke system

Apabila barang yang telah dikirim oleh supplier tadi sudah dicek dan dinyatakan oke oleh QC. Maka proses berikutnya adalah dengan melakukan receive ke dalam system ERP.

  • Membuat BBM

Terakhir adalah membuat dan juga mencetak form BBM atau bukti masuknya. Artinya, barangnya yang dikirim supplier telah diterima dengan benar. Salinan BBM biasanya dibuat menjadi 3 rangkap.

2.     Penerimaan barang import

Setelah lokal, ada juga beberapa proses penerimaan barang import. Pertama adalah menerima packing list dari bagian Purchasing Import. Minimal ialah 1 hari sebelum kedatangan countener.

Bagian gudang harus menerima packing list container yang akan datang. Tujuannya agar bagian gudang dapat melakukan persiapan dengan tepat saat nanti bongkar container. Salah satu persiapannya, menyiapkan lokasi penempatan material.

Proses berikunya adalah bongkar countainer, setelah countainer sudah tiba. Kemudian proses penerimaan barang selanjutnya adalah penurunan dari atas countainer dengan sangat hati-hati. Cocokan material yang diturunkan dengan packing listnya.

Selanjutnya bagian gudang akan melakukan pengecekan kembali tahap kedua. Barulah setelah itu dilakukan pengecekan material oleh QC. Prosesnya sama halnya seperti tahapan pada barang lokal.

Berikutnya adalah menginput material yang diterima ke dalam sistem ERP. Ketika proses penginputan, material yang dihold oleh QC tidak boleh diinput. Atau harus menunggu keputusan final dari QC.

Sistem penerimaan adalah salah satu hal penting yang perlu diperhatikan dalam kegiatan oprasional di gudang. Baik itu penerimaan barang lokal maupun import, semua harus melewati proses penerimaan barang.


Beberapa Jenis Peralatan Gudang yang Wajib Ada