Ada beberapa proses penerimaan barang di gudang yang jarang diketahui oleh sebagian besar orang. Di dalam sistem manejemen pergudangan setidaknya terdapat 3 jenis kegiatan pokok.
Yaitu receiving, storage dan juga delivery. Dari ketiga kegiatan tersebut, antara satu kegiatan dengan kegiatan lain akan saling berkaitan. Jadi apabila salah satu proses bermasalah, hal tersebut akan sangat mempengaruhi.
Hasil akhirnya nanti pasti akan bermasalah juga. Oleh sebab itu, dalam prosesnya harus berhati-hati dan jangan sampai terjadi kesalahan, agar semua proses bisa terlaksana dengan baik.
Berikut Ini Proses Penerimaan Barang
Sistem penerimaan secara umum terbagi menjadi 2, yaitu sistem penerimaan barang lokal dan import. Berikut ini beberapa tahapan dalam penerimaan barang lokal dan juga impor, dimulai dari :
1. Penerimaan barang lokal
Pertama ada tahapan penerimaan barang lokal yang dikirim dan juga diterima dari supplier lokal atau dalam negeri. Berikut ini beberapa proses penerimaan barangnya, di mulai dari :
- Menerima surat jalan
Saat supplier mengirimkannya, pasti disertai dengan surat jalan. Dalam surat jalan itu biasanya dituliskan nama barangnya, tanggal surat jalan, Qty serta nomor PO barangnya yang dikirim supplier.
- Mengecek jumlah barangnya
Proses penerimaan barang lokal berikutnya adalah mencocokan barangnya yang datang dengan surat jalan. Cek jenis barangnya apakah sesuai dengan yang dipesan, setelah itu cocokkan serta hitung jumlah barangnya yang datang.
Apakah sama dengan surat jalannya atau tidak, lakukan pengecekan ulang secara detail. Apabila jumlah barangnya kurang, maka qty surat jalannya dicoret dan dituliskan qty yang benar di sebelahnya.
- Melakukan cek fisik
Setelah selesai menghitung jumlah barangnya, selanjutnya adalah melakukan pengecekan fisik dari kondisi barangnya. Perhatikan secara detail apakah kondisi barangnya ada yang rusak, sobek, penyok, tergores atau tidak.
Apabila ditemukan ada yang kondisi fisiknya tidak sesuai dengan standar segera dipisahkan. Nanti akan dikembalikan lagi kepada supplier agar bisa diganti dengan yang lebih bagus.
- Cek standar serta mutu barangnya
Proses penerimaan barang lokal selanjutnya adalah memberikan info kepada bagian QC bahwa ada barang datang dari supplier. Minta agar bagian QC bisa segera mengecek mutu barangnya.
Apabila barangnya sudah diberi status OK, maka bisa dilanjutkan proses selanjutnya. Tetapi apabila diberi status reject atau NG, maka tidak boleh dilanjutkan ke proses selanjutnya.
Harus segera lapor ke supplier bahwa barangnya yang mereka kirim ditolak. Karena tidak sesuai mutunya dengan standar. Kemudian barangnya tersebut akan dibawa kembali oleh supplier.
- Receive ke system
Apabila barang yang telah dikirim oleh supplier tadi sudah dicek dan dinyatakan oke oleh QC. Maka proses berikutnya adalah dengan melakukan receive ke dalam system ERP.
- Membuat BBM
Terakhir adalah membuat dan juga mencetak form BBM atau bukti masuknya. Artinya, barangnya yang dikirim supplier telah diterima dengan benar. Salinan BBM biasanya dibuat menjadi 3 rangkap.
2. Penerimaan barang import
Setelah lokal, ada juga beberapa proses penerimaan barang import. Pertama adalah menerima packing list dari bagian Purchasing Import. Minimal ialah 1 hari sebelum kedatangan countener.
Bagian gudang harus menerima packing list container yang akan datang. Tujuannya agar bagian gudang dapat melakukan persiapan dengan tepat saat nanti bongkar container. Salah satu persiapannya, menyiapkan lokasi penempatan material.
Proses berikunya adalah bongkar countainer, setelah countainer sudah tiba. Kemudian proses penerimaan barang selanjutnya adalah penurunan dari atas countainer dengan sangat hati-hati. Cocokan material yang diturunkan dengan packing listnya.
Selanjutnya bagian gudang akan melakukan pengecekan kembali tahap kedua. Barulah setelah itu dilakukan pengecekan material oleh QC. Prosesnya sama halnya seperti tahapan pada barang lokal.
Berikutnya adalah menginput material yang diterima ke dalam sistem ERP. Ketika proses penginputan, material yang dihold oleh QC tidak boleh diinput. Atau harus menunggu keputusan final dari QC.
Sistem penerimaan adalah salah satu hal penting yang perlu diperhatikan dalam kegiatan oprasional di gudang. Baik itu penerimaan barang lokal maupun import, semua harus melewati proses penerimaan barang.
SOP Penerimaan Barang di Gudang: Panduan Lengkap 2025
Standard Operating Procedure (SOP) penerimaan barang adalah dokumen yang mengatur setiap langkah dalam proses inbound gudang. SOP yang baik memastikan setiap barang yang masuk ke gudang tercatat dengan akurat, kondisinya sesuai pesanan, dan langsung dapat digunakan dalam operasional.
Berikut adalah SOP penerimaan barang di gudang yang komprehensif, mulai dari penjadwalan kedatangan hingga putaway:
Tahap 1: Pra-Penerimaan (Pre-Receiving)
Sebelum truk pengiriman tiba, tim gudang harus mempersiapkan:
- Verifikasi Purchase Order (PO) — pastikan PO sudah disetujui dan dikirimkan ke supplier
- Alokasi dock door — tentukan mana loading dock yang akan digunakan
- Siapkan peralatan — forklift, pallet jack, barcode scanner, dan form penerimaan
- Briefing tim — informasikan kepada tim gudang mengenai jenis dan jumlah barang yang akan datang
Tahap 2: Unloading dan Penghitungan Awal
Saat barang tiba di gudang:
- Periksa kondisi luar kendaraan pengiriman (segel, tanda kerusakan)
- Turunkan barang dari kendaraan dengan hati-hati
- Lakukan blind count — hitung jumlah karton/palet tanpa melihat PO terlebih dahulu untuk mendapatkan hitungan yang objektif
- Catat jumlah aktual yang diterima vs. yang tertera di surat jalan
Tahap 3: Pemeriksaan Dokumen
Dokumen yang harus diverifikasi dalam proses penerimaan barang:
| Dokumen | Yang Diperiksa | Tindakan jika Tidak Sesuai |
|---|---|---|
| Surat Jalan | Nama supplier, tanggal, daftar item | Tahan barang, hubungi supplier |
| Purchase Order | Kesesuaian item, kuantitas, harga | Buat dokumen deviasi |
| Packing List | Detail isi setiap karton/palet | Lakukan penghitungan ulang |
| Certificate of Analysis | Spesifikasi teknis produk (untuk industri tertentu) | Karantina barang sampai QC approve |
| Faktur Pajak | NPWP, nominal PPN, nomor faktur | Koordinasi dengan tim finance |
Tahap 4: Quality Control (QC) Penerimaan
Quality check pada saat penerimaan barang meliputi:
- Pemeriksaan fisik — cek kerusakan, cacat, atau ketidaksesuaian kondisi barang
- Verifikasi kuantitas — hitung ulang per item, bukan hanya per karton
- Cek tanggal kedaluwarsa — untuk produk pangan, kosmetik, dan farmasi
- Scan barcode/QR Code — verifikasi kode produk sesuai dengan sistem
- Foto dokumentasi — dokumentasikan kondisi barang yang rusak sebagai bukti klaim
Tahap 5: Pencatatan dan Input Sistem
Proses pencatatan yang akurat adalah inti dari penerimaan barang yang efektif:
- Input data ke sistem WMS atau ERP (jumlah, lokasi, batch number, expired date)
- Generate Goods Receipt Note (GRN) atau Laporan Penerimaan Barang (LPB)
- Update stok secara real-time di sistem
- Kirimkan notifikasi ke tim purchasing dan finance
Tahap 6: Putaway ke Lokasi Penyimpanan
Setelah barang diterima dan dicatat, lakukan proses putaway untuk menempatkan barang ke lokasi penyimpanan yang sesuai berdasarkan kategori, suhu, atau frekuensi pengambilan.
Checklist Penerimaan Barang di Gudang
Gunakan checklist berikut untuk memastikan tidak ada langkah yang terlewat:
✅ Sebelum Kedatangan
- □ PO sudah diverifikasi dan disetujui
- □ Dock door tersedia dan bersih
- □ Peralatan unloading siap (forklift, hand truck, dll.)
- □ Scanner barcode aktif dan terhubung ke sistem
✅ Saat Penerimaan
- □ Kondisi kendaraan dan segel diperiksa
- □ Blind count selesai dilakukan
- □ Surat jalan, PO, dan packing list cocok
- □ QC inspection selesai dan didokumentasikan
- □ Barang rusak difoto dan dilaporkan
✅ Setelah Penerimaan
- □ GRN/LPB sudah dibuat di sistem
- □ Stok sudah ter-update di WMS/ERP
- □ Barang sudah di-putaway ke lokasi yang benar
- □ Notifikasi ke purchasing dan finance sudah dikirim
- □ Dokumen fisik sudah diarsipkan
Penerimaan Barang dengan WMS dan Barcode Scanner
Implementasi Warehouse Management System (WMS) berbasis Odoo mengubah proses penerimaan barang menjadi jauh lebih efisien:
- Scan to receive — operator cukup scan barcode setiap item, sistem otomatis mencocokkan dengan PO
- Real-time stock update — stok langsung terupdate begitu barang diterima, tidak perlu input manual
- Automatic putaway suggestion — sistem mengarahkan operator ke lokasi penyimpanan yang tepat
- Exception management — WMS otomatis memflag kelebihan/kekurangan barang dan membutuhkan approval
- Traceability — setiap batch atau lot number tercatat, memudahkan recall jika ada masalah kualitas
FAQ: Proses Penerimaan Barang di Gudang
Jika barang tidak sesuai PO (kelebihan, kekurangan, atau salah item), langkah yang harus diambil adalah: (1) Jangan simpan barang ke lokasi reguler — taruh di area karantina, (2) Dokumentasikan dengan foto dan hitungan aktual, (3) Hubungi supplier dan tim purchasing untuk klarifikasi, (4) Buat debit note atau klaim sesuai perjanjian, (5) Update sistem dengan status "pending" sampai ada resolusi.
Waktu penerimaan barang bervariasi tergantung volume dan kompleksitas. Sebagai patokan umum: penerimaan palet standar dengan WMS membutuhkan 15-30 menit per truk, sedangkan tanpa WMS bisa 1-3 jam. Dengan implementasi barcode scanning dan putaway rules otomatis di Odoo WMS, banyak perusahaan Indonesia berhasil memotong receiving time hingga 60%.
Untuk penerimaan barang impor di Indonesia, dokumen yang diperlukan meliputi: SPPB (Surat Pemberitahuan Pengeluaran Barang) dari Bea Cukai, Invoice dari supplier luar negeri, Packing List, Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB), Certificate of Origin (COO), dan dokumen tambahan sesuai jenis produk (sertifikat halal, SNI, BPOM, dll.).
💡 Ingin mengoptimalkan proses penerimaan barang di gudang Anda? Digisolf menyediakan Warehouse Management System berbasis Odoo yang mengotomatisasi seluruh proses inbound gudang — dari penerimaan hingga putaway. Sudah dipercaya oleh ratusan perusahaan di Indonesia.